ВІСНИК Одеського Історико-Краєзнавчого Музею (випуск 10)

О. Січова

Співпраця бібліотек і архівів науково-дослідних установ НАН України     (скачать pdf)

    Взаємодія архівних і бібліотечних підрозділів установ НАН України відбувається на двох рівнях: перший - це співпраця двох структурних підрозділів установи відповідно до відведених їм функцій в забезпеченні повноцінної управлінської та науково-організаційної діяльності установи.
    Другий рівень пов'язаний з особливостями комплектування бібліотечних фондів ряду установ НАН України. В більшості науково- дослідних інститутів до складу бібліотечних фондів потрапляють рукописні документи, що згідно з діючими нормативними документами є складовою Національного архівного фонду України. В першу чергу, це - дисертації та автореферати, згідно з положеннями ВАК України для ознайомлення наукової громадськості з доробком здобувача один примірник дисертації та два примірники автореферату не пізніше ніж за місяць до захисту передаються у бібліотеку того вищого навчального закладу або наукової установи, де спеціалізованою вченою радою прийнято дисертацію до захисту. Разом з тим, дисертації - це наукові роботи, що існують на правах рукопису. Згідно з нормативними документами з архівної і бібліотечної справи в НАН України дисертації розроблені співробітниками академічних установ входять до складу АФ НАН України, який в свою чергу є складовою НАФ України. Дисертації включаються до опису № 2 - наукова документація і повинні надходити на постійне зберігання до архіву інституту. Примірник автореферату, теж, повинен включатися до складу архівного фонду інституту, оскільки їх тираж менше 300 примірників. Через перевантаження чи навіть відсутність архівосховищ, та для зручності використання в ряді інститутів НАН України дисертації зберігаються в наукових бібліотеках. Рідше в бібліотеках відкладаються наукові звіти, дослідно-конструкторські розробки та інші неопубліковані матеріали. Разом з тим всі рукописні документи, що зберігаються в бібліотеках обліковуються як архівні документи - проходять науково-технічну обробку і включаються в архівний опис.
    Згідно з п. 2.9. Положення про бібліотеку науково-дослідної установи Національної академії наук України (6.02.1997) - облік і зберігання неопублікованих наукових робіт та інших неопублікованих матеріалів відбувається згідно з діючими інструкціями.
    Дисертації захищені в Україні доступні для ознайомлення дослідників в дисертаційному читальному залі НБУВ, в читальному залі УКРНТІ, в установі де відбувався захист, тобто це документ який існує в 3-4 примірниках, дисертації радянського періоду (коли ВАК був у Москві), що відклалися в наших інститутах, взагалі можуть існувати на теренах України в одному примірнику. Наукові звіти теж існують у 2-3 примірниках - це фонд УКРНТІ, архівний фонд Президії НАН України і архівний фонд інституту. Тому при втраті відновити ці документ досить складно, або неможливо, на відміну від книг опублікованих великими тиражами. З метою запобігання пошкодження і втрати дисертацій і звітів співробітники бібліотек дотримуються ряду вимог, розроблених для користування архівними документами в читальних залах:

1. Забороняється користуватися дисертаціями за межами читального залу;
2. В кожний примірник дисертації чи звіту вкладений аркуш користувача документом (розроблений згідно зі зразком, що міститься в правилах роботи архівних підрозділів установ України). Цей аркуш заповнюється користувачем при поверненні документу.
3. Працівник читального залу здійснює поаркушне перевіряння документів при їх поверненні користувачем.
    Також існують обмеження щодо копіювання дисертацій, оскільки вони підпадають під дію Закону України "Про авторське право і суміжні права". Згідно зі Ст.22 зазначеного закону, без згоди автора, бібліотеками та архівами допускається репрографічне відтворення уривку з твору, за умови, що: 1) бібліотека має достатньо підстав вважати, копія використовуватиметься з метою освіти, навчання і приватного дослідження; 2) відтворення твору є поодиноким випадком і не має систематичного характеру.
    Під репрографічним відтворенням розуміється факсимільне відтворення твору шляхом фотокопіювання або іншими подібними способами, крім запису в електронній (у тому числі цифровій), оптичній чи іншій формі, яку зчитує комп'ютер.